Datenschutz & Sicherheit
Ihre Daten bleiben bei Ihnen – mit maximaler Sicherheit
Lokale Datenspeicherung
Alle Ihre Konferenzdaten bleiben ausschließlich auf Ihrem iPad gespeichert. Es findet keine automatische Synchronisation mit Clouddiensten statt, es sei denn, Sie entscheiden sich bewusst dafür.
Confera ist von Grund auf für maximale Datensicherheit entwickelt worden. Ihre sensiblen Konferenzdaten – von Tagesordnungen über Beschlüsse bis hin zu Protokollen – verlassen niemals unkontrolliert Ihr Gerät.
Diese Architektur garantiert nicht nur DSGVO-Konformität, sondern gibt Ihnen auch die volle Kontrolle über Ihre Daten. Keine versteckten Clouduploads, keine automatischen Backups auf fremden Servern, keine Datensammlung für Analysezwecke.
Ihre Vorteile:
- 100% DSGVO-konform ohne zusätzliche Konfiguration
- Keine monatlichen Cloudkosten
- Funktioniert vollständig offline
- Maximale Datensouveränität
AES-256 Verschlüsselung
Alle Backups werden mit AES-256 verschlüsselt – einem etablierten Standard für sensible Daten. Ohne Ihr Passwort sind die Backupdateien nicht lesbar.
Die Verschlüsselung erfolgt automatisch vor jedem Backup, egal ob Sie auf Ihren eigenen WebDAV-Server oder lokal auf dem iPad sichern. Selbst wenn jemand Zugriff auf Ihre Backupdateien erhält, sind diese ohne Ihr Passwort vollkommen nutzlos.
Ihre Passwörter werden sicher im iOS Keychain gespeichert – Apples eigener, hochsicherer Passwortmanager. Sie müssen sich also keine komplizierten Passwörter merken und haben dennoch maximale Sicherheit.
Ihre Vorteile:
- Starke Verschlüsselung (AES-256)
- Automatische Verschlüsselung aller Backups
- Passwörter sicher im iOS Keychain
- Schutz auch bei Geräteverlust
Face ID & Touch ID Schutz
Schützen Sie Confera zusätzlich mit Face ID oder Touch ID. So können nur Sie auf Ihre Konferenzdaten zugreifen – selbst wenn Ihr iPad in fremde Hände gerät.
Die biometrische Authentifizierung ist optional, aber empfohlen, besonders wenn Sie Confera in öffentlichen Umgebungen nutzen oder Ihr iPad mit anderen teilen.
Die Authentifizierung erfolgt über Apples Secure Enclave – einem speziellen, vom Hauptprozessor getrennten Chip, der Ihre biometrischen Daten schützt. Confera selbst hat niemals Zugriff auf Ihre Fingerabdrücke oder Gesichtsdaten.
Ihre Vorteile:
- Zusätzlicher Schutz durch biometrische Authentifizierung
- Keine PIN-Codes nötig
- Funktioniert auch mit iPad-Passcode
- Apple Secure Enclave Technologie
Konferenzverwaltung
Von der Planung bis zur Einladung – alles in einer App
Übersichtliche Timeline
Die Timeline-Ansicht zeigt alle Ihre Konferenzen auf einen Blick – chronologisch sortiert, mit klarer Trennung zwischen vergangenen und zukünftigen Terminen.
Ihre Vorteile:
- Filter nach Typ, Datum, Status
- Serien-Funktionen für wiederkehrende Konferenzen
- Schneller Zugriff auf Archiv
Konferenz in 5 Minuten erstellen
Von der ersten Idee bis zur versandfertigen Einladung in unter 5 Minuten – Confera macht Konferenzplanung so einfach wie nie.
Der intuitive Erstellungs-Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess: Titel, Datum, Ort, Konferenztyp – und schon können Sie Tagesordnungspunkte hinzufügen. TOPs können Sie manuell eingeben oder aus einer Vorlage wählen.
Jeder TOP kann mit Details versehen werden: Dauer, verantwortliche Person, Materialien, Tags. So wissen alle Teilnehmer schon vor der Konferenz genau, was sie erwartet. Und das Beste: All diese Informationen fließen automatisch in die Tagesordnung ein.
Ihre Vorteile:
- 5-Schritte-Prozess statt endloser Formulare
- TOP-Vorlagen für wiederkehrende Themen
- Zeitplanung mit automatischer Berechnung
- Materialien direkt an TOPs anhängen
Tagesordnung mit einem Klick
Vergessen Sie aufwendiges Formatieren in Word oder Pages. Confera generiert aus Ihren eingegebenen Daten automatisch eine professionelle, formatierte Tagesordnung.
Die Tagesordnung enthält alle wichtigen Informationen: Konferenztitel, Datum, Uhrzeit, Ort, alle TOPs mit Dauer und Verantwortlichen, sowie optional eine Unterschriftenliste. Das Layout ist klar, übersichtlich und professionell.
Export-Optionen: PDF (zum Ausdrucken oder per E-Mail versenden), AirDrop (schnell an Kollegen senden), oder direkt aus Confera teilen.
Ihre Vorteile:
- Automatische Formatierung spart 15-20 Minuten
- Professionelles Layout ohne Designkenntnisse
- Export in PDF, AirDrop, E-Mail
Kollegium bei der Konferenzplanung beteiligen
Beteiligen Sie Ihr Kollegium aktiv an der Konferenzvorbereitung – mit vorformulierten E-Mail-Vorlagen, die rechtliche Anforderungen berücksichtigen.
Confera unterstützt Sie dabei, Ihre Kollegen frühzeitig in die Planung einzubinden. Versenden Sie eine E-Mail, in der Sie um Themenvorschläge für die Tagesordnung bitten. Die App bietet Ihnen dafür professionelle Textbausteine, die alle wichtigen Informationen enthalten: Konferenztitel, Datum, Uhrzeit, Ort, und die Bitte um Rückmeldung bis zu einem bestimmten Datum.
Rechtliche Vorgaben werden dabei automatisch berücksichtigt: In den meisten Schulen müssen Tagesordnung und offizielle Einladung 14 Tage vor der Konferenz beim Kollegium sein. Confera hilft Ihnen dabei, diese Frist einzuhalten, indem Sie rechtzeitig daran erinnert werden, die Tagesordnung zu finalisieren und die offizielle Einladung zu versenden.
Die E-Mail-Vorlagen sind professionell formuliert und können individuell angepasst werden. Sie enthalten alle notwendigen Informationen und einen freundlichen, aber professionellen Ton. So stellen Sie sicher, dass Ihr Kollegium gut informiert ist und sich einbringen kann.
Ihre Vorteile:
- Professionelle E-Mail-Vorlagen mit rechtssicheren Formulierungen
- Erinnerung an gesetzliche 14-Tage-Frist
- Kollegium aktiv in Planung einbinden
- Vorschläge für TOPs sammeln
- Individuell anpassbare Textbausteine
- Zeitersparnis durch vorgefertigte Texte
Intelligente Kollegiumsverwaltung
Verwalten Sie Ihr gesamtes Kollegium zentral in Confera – mit allen Informationen, die für Konferenzplanung relevant sind: Name, Kürzel, E-Mail, unterrichtete Fächer, Funktionen (Fachleitung, Klassenleitung etc.), Status (aktiv, beurlaubt, Elternzeit).
Der Import ist kinderleicht: Laden Sie einfach eine CSV-Datei aus Ihrer Schulverwaltungssoftware hoch, und Confera übernimmt alle Daten automatisch. Auch manuelle Eingabe ist natürlich möglich.
Die Kollegiumsverwaltung ist der Schlüssel zu vielen smarten Funktionen in Confera: Automatische Teilnehmer-Auswahl, Fachkonferenzen mit einem Klick, Statistiken zur Konferenzteilnahme, und mehr.
Ihre Vorteile:
- Zentrale Verwaltung aller Kollegen
- CSV-Import aus Schulverwaltung
- Verknüpfung mit Fächern und Funktionen
- Basis für intelligente Automatisierung
Ein-Klick Teilnehmer-Auswahl
Das manuelle Auswählen von Konferenz-Teilnehmern gehört der Vergangenheit an. Mit intelligenten Filtern fügen Sie die richtigen Personen in Sekunden hinzu.
Beispiele: 'Alle Deutschlehrer:innen' wählt automatisch alle Kollegen mit dem Fach Deutsch. 'Alle Klassenleitungen Jahrgang 7' wählt alle Klassenleitungen der Klassen 7a, 7b, 7c. 'Schulleitung' wählt Schulleiter, Stellvertreter und weitere Mitglieder des Schulleitungsteams.
Ihre Vorteile:
- Filter statt manueller Auswahl (90% Zeitersparnis)
- Intelligente Gruppen (Fächer, Funktionen, Jahrgänge)
- Eigene Gruppen speichern
- Keine Kollegen mehr vergessen
Anwesenheitslisten in Sekunden
Generieren Sie professionelle Anwesenheitslisten mit Unterschriftenfeldern – perfekt formatiert und druckfertig in unter 10 Sekunden.
Die Anwesenheitsliste enthält alle eingeladenen Teilnehmer, sortiert nach Namen oder Funktion. Jede Person bekommt ein Unterschriftenfeld – so dokumentieren Sie die Anwesenheit rechtssicher.
Ihre Vorteile:
- Automatische Generierung aus Teilnehmerliste
- Unterschriftenfelder für rechtssichere Dokumentation
- Digitale oder Papier-Variante
- Export als PDF
Präsentation
Konferenzen professionell moderieren – alles in einer App
Fokussierter Präsentationsmodus
Der Präsentationsmodus ist das Herzstück von Confera. Hier läuft während der Konferenz alles zusammen: Tagesordnung, Timer, Anwesenheit, Beschlüsse, Materialien – alles auf einen Blick, perfekt organisiert.
Die Benutzeroberfläche ist bewusst minimalistisch gehalten, damit Sie sich auf die Moderation konzentrieren können. Der aktuelle TOP wird groß angezeigt, darunter sehen Sie die verbleibende Zeit und können Notizen machen.
Besonders praktisch: Sie können direkt im Präsentationsmodus zwischen TOPs wechseln, Beschlüsse anlegen, Materialien anzeigen, und Anwesenheit verwalten – ohne den Modus verlassen zu müssen. So bleibt Ihre Konferenz im Fluss.
Ihre Vorteile:
- Alles an einem Ort – keine Appwechsel nötig
- Minimalistisches Design für maximalen Fokus
- Echtzeit-Timer für jeden TOP
- Notizen direkt im Präsentationsmodus
Anwesenheit & Beschlussfähigkeit
Verwalten Sie die Anwesenheit Ihrer Kollegen in Echtzeit – und sehen Sie sofort, ob Ihre Konferenz beschlussfähig ist.
Bei Konferenzbeginn markieren Sie alle anwesenden Personen mit einem Häkchen. Confera berechnet automatisch, ob Sie die notwendige Anzahl für Beschlussfähigkeit erreicht haben.
Wenn jemand später kommt oder früher geht, aktualisieren Sie einfach den Status – Confera passt die Beschlussfähigkeit automatisch an. So wissen Sie jederzeit, ob Sie gerade abstimmen dürfen oder nicht. Das ist besonders wichtig für rechtssichere Beschlussfassung.
Ihre Vorteile:
- Echtzeit-Anwesenheitsverwaltung
- Automatische Beschlussfähigkeits-Prüfung
- Visuelle Warnung bei fehlender Beschlussfähigkeit
Materialien ohne Appwechsel
Präsentieren Sie PDFs, Bilder und Dokumente direkt in Confera – ohne zu Safari, Pages oder einer anderen App wechseln zu müssen.
Sie haben ein Handout vorbereitet? Ein Schaubild? Eine Präsentation als PDF? Fügen Sie es einfach als Anhang zum entsprechenden TOP hinzu. Während der Konferenz öffnen Sie das Material mit einem Tap – es wird im Vollbild angezeigt, Sie können zoomen, scrollen, und kommentieren.
Nach der Präsentation schließen Sie das Material wieder, und Sie sind zurück im Präsentationsmodus. Kein umständliches Hin-und-Her-Schalten zwischen Apps mehr. Ihre Konferenz bleibt flüssig, und Sie verlieren nie den Faden.
Ihre Vorteile:
- Alle Materialien in einer App
- Kein Appwechsel während der Konferenz
- PDFs, Bilder, Dokumente unterstützt
- Vollbild-Ansicht mit Zoom
TOPs direkt vertagen
Manchmal reicht die Zeit nicht für alle Tagesordnungspunkte. Oder es fehlen wichtige Informationen. Dann vertagen Sie einen TOP einfach mit zwei Taps – und Confera übernimmt den Rest.
Der vertagte TOP wird automatisch in die nächste Konferenz übernommen (oder Sie wählen einen anderen Termin). Alle Details bleiben erhalten: Titel, Beschreibung, Materialien, Notizen. Sie müssen nichts neu eingeben.
Im Protokoll wird die Vertagung automatisch vermerkt: 'TOP 5 vertagt auf [Datum]'. So ist für alle nachvollziehbar, warum ein Thema nicht behandelt wurde. Und Sie können sicher sein, dass es beim nächsten Mal nicht vergessen wird.
Ihre Vorteile:
- Vertagung mit 2 Taps
- Automatische Übernahme in nächste Konferenz
- Alle Details bleiben erhalten
- Protokollierung im Beschlusstext
Beschlüsse während der Konferenz
Halten Sie Beschlüsse direkt während der Konferenz fest – mit Typ (Beschluss, Mehrheitsbeschluss, Eilentscheidung), Verantwortlichen, Frist, und Status.
Sobald abgestimmt wurde, tippen Sie auf 'Beschluss anlegen'. Confera öffnet ein Formular, das Sie in 20 Sekunden ausfüllen: Beschlusstext (kurz), Details (ausführlich), Typ, Verantwortliche Person(en), Frist, Status (offen, in Bearbeitung, erledigt).
Der Beschluss wird automatisch mit dem aktuellen TOP und der aktuellen Konferenz verknüpft. Sie können später alle Beschlüsse nach Konferenz, Verantwortlichen, Status, oder Volltext durchsuchen. So gehen nie wieder wichtige Entscheidungen verloren.
Ihre Vorteile:
- Erfassung in unter 30 Sekunden
- Strukturierte Felder (Typ, Frist, Verantwortliche)
- Automatische Verknüpfung mit TOP und Konferenz
- Basis für spätere Nachverfolgung
Beschlüsse
Alle Beschlüsse zentral verwalten und nachverfolgen
Zentraler Beschlussmanager
Der Beschlussmanager ist Ihre zentrale Anlaufstelle für alle gefassten Beschlüsse – egal aus welcher Konferenz, egal von wann.
Die Übersicht zeigt alle Beschlüsse in einer durchsuchbaren, filterbaren Liste. Sie können nach Status filtern (offen, in Bearbeitung, erledigt), nach Verantwortlichen, nach Konferenztyp, nach Zeitraum, oder nach Tags. Die Volltextsuche findet jeden Beschluss in Sekunden – selbst wenn Sie sich nur an ein Stichwort erinnern.
Jeder Beschluss kann bearbeitet werden: Status aktualisieren, Verantwortliche ändern, Frist verlängern, Kommentare hinzufügen. So behalten Sie den Überblick über den Umsetzungsstand aller Entscheidungen. Überfällige Beschlüsse werden farblich hervorgehoben.
Ihre Vorteile:
- Alle Beschlüsse an einem Ort
- Filter- und Suchfunktionen
- Statustracking in Echtzeit
- Farbliche Warnung bei Fristüberschreitung
Beschlussexport als PDF
Exportieren Sie einzelne Beschlüsse oder ganze Beschlusslisten als professionell formatiertes PDF – perfekt für Archivierung oder Weitergabe an das Kollegium.
Das PDF enthält alle relevanten Informationen: Beschlusstext, Details, Datum, Konferenz, Verantwortliche, Frist, Status. Das Layout ist klar und übersichtlich, perfekt zum Ausdrucken oder digital Archivieren.
Sie können auch Filter anwenden vor dem Export: Exportieren Sie z.B. nur alle offenen Beschlüsse, alle Beschlüsse der letzten 6 Monate, oder alle Beschlüsse die Person X betreffen. So erstellen Sie maßgeschneiderte Berichte für verschiedene Zielgruppen.
Ihre Vorteile:
- Export einzelner oder aller Beschlüsse
- Professionelles PDF-Layout
- Filter vor Export anwendbar
- Perfekt für Archivierung
Protokolle
Protokolle mühelos erstellen und verwalten
Automatische Protokollvorlagen
Vergessen Sie das mühsame Erstellen von Protokollvorlagen. Confera generiert sie automatisch aus Ihren Konferenzdaten – vollständig vorausgefüllt mit allen TOPs, Zeitangaben, und Teilnehmern.
Die Protokollvorlage ist ein RTF-Dokument (.rtf), das Sie mit AirDrop an Ihren Protokollanten senden. Es enthält bereits alle Tagesordnungspunkte, die vorgesehene Dauer, verantwortliche Personen – und Platz für die protokollierten Inhalte.
RTF (Rich Text Format) ist ein universelles Dateiformat, das von praktisch allen Textverarbeitungsprogrammen geöffnet werden kann – ob Word, Pages, LibreOffice, Google Docs oder sogar einfache Texteditoren. Das Besondere daran: Ihr Protokollant benötigt keine spezielle Software oder App. Jedes Programm, das Text verarbeiten kann, reicht aus. So ist die Protokollvorlage für jeden zugänglich, unabhängig vom verwendeten Gerät oder Betriebssystem.
Ihr Protokollant muss also nicht mehr die Struktur erstellen, sondern kann sich voll auf das Wesentliche konzentrieren: Die Inhalte der Diskussionen festhalten. Das spart 30-45 Minuten Arbeit bei jedem Protokoll.
Ihre Vorteile:
- Automatische Generierung aus Konferenzdaten
- Vorausgefüllt mit TOPs, Zeiten, Teilnehmern
- Export als RTF (.rtf) – universell kompatibel
- Spart 30-45 Minuten pro Protokoll
Protokollimport & -Verwaltung
Nach der Konferenz sendet Ihr Protokollant das ausgefüllte Protokoll zurück – und Sie importieren es mit einem Tap per AirDrop oder E-Mail zurück in Confera.
Confera verknüpft das Protokoll automatisch mit der richtigen Konferenz. Sie können es als PDF speichern und per E-Mail an das gesamte Kollegium versenden. Oder Sie archivieren es in Ihrem WebDAV-Server (IServ).
Alle Protokolle bleiben dauerhaft mit ihrer Konferenz verknüpft. Wenn Sie später eine alte Konferenz ansehen, ist das Protokoll direkt dabei. So haben Sie immer den vollen Kontext: Tagesordnung, Teilnehmer, Beschlüsse, UND das ausführliche Protokoll.
Ihre Vorteile:
- Ein-Tap-Import per AirDrop/E-Mail
- Automatische Verknüpfung mit Konferenz
- PDF-Export für Kollegium
- Dauerhafte Archivierung
Backups
Ihre Daten sicher und automatisch gesichert
Verschlüsselte Backups (WebDAV & iCloud)
Sichern Sie Ihre Konferenzdaten regelmäßig – manuell per Knopfdruck oder vollautomatisch nach jedem Änderung. Alle Backups werden mit AES-256 verschlüsselt, bevor sie Ihr iPad verlassen.
WebDAV-Integration ermöglicht Backups auf Ihren eigenen Schulserver: IServ oder jeden anderen WebDAV-kompatiblen Server. So bleiben Ihre Daten in der Kontrolle Ihrer Schule. Alternativ können Sie auch iCloud nutzen – auch hier mit vollständiger Verschlüsselung.
Die Wiederherstellung ist genauso einfach wie das Backup: Gerät gewechselt? Neues iPad bekommen? Wählen Sie einfach 'Backup wiederherstellen', geben Sie Ihr Passwort ein, und alle Ihre Konferenzen, Beschlüsse und Protokolle sind in Sekunden wieder da.
Confera erstellt automatisch Backup-Versionen, sodass Sie auch zu älteren Ständen zurückkehren können. Wenn Sie z.B. versehentlich eine Konferenz gelöscht haben, stellen Sie einfach ein Backup von gestern wieder her.
Ihre Vorteile:
- Automatische oder manuelle Backups
- AES-256 Verschlüsselung vor Upload
- WebDAV (IServ) oder iCloud
- Versionierung für Wiederherstellung alter Stände
- Wiederherstellung in unter 30 Sekunden
